Политика конфиденциальности

В настоящей политике конфиденциальности разъясняются причины и порядок сбора и использования вашей персональной информации, условия, при которых нам разрешается разглашать ваши личные сведения другим лицам, и то, каким образом мы осуществляем защиту такой информации в соответствии с требованиями Общего регламента по защите персональных данных.

Кто мы?
Hill Robinson — ведущий независимый поставщик услуг по управлению яхтами, предлагающий не имеющие аналогов услуги для международных клиентов по всему миру, помогая управлять яхтами безопасно и эффективно. К услугам Hill Robinson относятся: продажа и покупка яхт, управление яхтами, управление чартерами яхт (включая продажи), управление строительством новых объектов и проектами ремонта, техническая поддержка, операционная поддержка, управление безопасностью, финансовое управление (включая планирование бюджета и составление отчетностей), услуги экипажа (включая подбор, наем, трудоустройство и управление), управление денежными средствами клиентов (включая банковские счета и платежные карты), управление имуществом, управление недвижимостью, закупки, специальные проекты и крупные проекты, обслуживание малых терминалов спутниковой связи, управление воздушными судами, корпоративное управление и администрирование, секретарские услуги для компании, регистрация в качестве плательщика НДС и обеспечение соблюдения налоговых и нормативно-правовых требований.

Настоящее уведомление о конфиденциальности действует в отношении следующих компаний и дочерних предприятий: Hill Robinson Group Ltd; Hill Robinson International Ltd (UK); Yacht Management Consultants SARL; Hill Robinson International Inc; Hill Robinson Yacht Management Ltd; Hill Robinson España S.L.; Hill Robinson Asia Pacific Pty Ltd.; Moravia Yachting SAM; Hill Robinson International Ltd (IoM); Hill Robinson Saudia; Hill Robinson Estates Ltd; Hill Robinson Aviation Ltd; Hill Robinson Communications Ltd; Hill Robinson Special Projects Ltd; Hill Robinson Admin Ltd; Hill Robinson Services Ltd.

Hill Robinson стремится обеспечить конфиденциальность и безопасность вашей персональной информации.

Компания Hill Robinson Group Ltd, расположенная по адресу: 201 Haverstock Hill, Belsize Park, London, NW3 4QG, UK (Лондон, Великобритания), является «контроллером персональных данных». Это значит, что мы отвечаем за принятие решений о способе хранения и использования вашей персональной информации. В соответствии с требованиями о защите данных мы обязаны уведомлять вас об информации, содержащейся в настоящем уведомлении о конфиденциальности.

Принципы защиты данных
Мы будем соблюдать нормы законодательства о защите персональных данных. В соответствии с установленными требованиями хранящаяся у нас ваша персональная информация должна:

использоваться законным, справедливым и прозрачным образом;
быть получена только для действительных целей, которые мы доступно вам пояснили, и не может использоваться каким-либо образом, не соответствующим указанным целям;
соответствовать целям, о которых мы вас уведомляли, и должна быть ограничена только обозначенными целями;
быть точной и актуальной;
храниться в течение срока, необходимого для реализации целей, о которых мы вас уведомляли;
храниться в тайне.

Какую вашу персональную информацию мы получаем?
Персональные данные или информация — любая информация о физическом лице, позволяющая идентифицировать данное лицо. К такой информации не относятся данные, из которых были удалены идентифицирующие сведения (обезличенные данные). Существуют особые категории персональных данных повышенной секретности, которые требуют более высокого уровня защиты.

К персональным данным, сбор, хранение и использование которых мы осуществляем, может относиться информация следующих категорий:

персональные контактные данные, например, полное имя, должность, адреса, номера телефонов и адреса личной электронной почты;
дата рождения;
пол;
гражданство;
образование;
семейное положение, включая данные о супруге/партнере и иждивенцах;
сведения о ближайших родственниках и контактные данные для связи в экстренных случаях;
номер (-а) социального страхования и платежные реквизиты;
реквизиты банковского счета, расчетные ведомости и информация о статусе налогоплательщика;
сведения о заработной плате, ежегодном отпуске, пенсии и льготах;
даты начала и окончания трудовых отношений или выполнения других работ;
место трудоустройства или место работы;
данные о свидетельствах о присвоении квалификации, лицензиях и другой полученной профессиональной квалификации (включая копии таких документов) и (или) содержащиеся в них сведения;
информация о водительском удостоверении (включая его копии) и (или) содержащиеся в нем сведения;
данные о паспорте, удостоверении личности и (или) ином документе, удостоверяющем личность (включая их копии), и (или) содержащиеся в них сведения;
иммиграционный статус, в том числе информация о визах;
информация о приеме на работу (включая копии документов, подтверждающих право на осуществление трудовой деятельности, сведения о предыдущем месте работы, рекомендации и прочую информацию, содержащуюся в резюме, сопроводительном письме или представленную в рамках процесса рассмотрения заявления);
записи о трудовом стаже (включая наименование должности, опыт работы, график работы, записи о прохождении обучения и членстве в профессиональных ассоциациях);
сведения о выплате вознаграждений;
информация о показателях эффективности;
сведения о дисциплинарных взысканиях и разрешении трудовых споров;
записи с камер видеонаблюдения и прочая информация, полученная с электронных носителей, например, информация с бесконтактной карты;
данные об использовании вами наших информационных и коммуникационных систем, в том числе ваши IP-адреса;
фотографии;
сведения о любых видимых татуировках;
даты вашего взаимодействия с нами.
Мы также можем осуществлять сбор, хранение и использование персональной информации с повышенным уровнем секретности, которая относится к следующим особым категориям:
информация о вашей расе или этнической принадлежности, религиозных убеждениях, сексуальной ориентации и политических взглядах;
членство в профсоюзных организациях;
информация о состоянии вашего здоровья, в том числе о любых медицинских заболеваниях, анамнезе, курении, употреблении алкоголя и наркотических средств;
генетическая информация и биометрические данные;
информация о наличии судимости и совершенных правонарушениях.

Как мы получаем вашу персональную информацию?
Мы получаем персональную информацию сотрудников, работников и подрядчиков в процессе рассмотрения заявлений и приема на работу напрямую от соискателей или в ряде случаев от агентства по подбору персонала или поставщика услуг проверки биографии. Время от времени мы можем осуществлять сбор дополнительной информации от третьих лиц, включая бывших работодателей, бюро кредитных историй или другие агентства по проверке биографии.

Мы получаем дополнительные личные сведения при выполнении работ, относящихся к профессиональной деятельности, в период осуществления вами трудовой деятельности для нас или вместе с нами.

Мы можем получать ваши персональные данные (или информацию о вашем бизнесе) от других компаний, входящих в состав группы компаний Hill Robinson, и (или) из указанных источников:

когда вы обращаетесь к нам с вопросами о нашей продукции и услугах;
когда вы используете нашу продукцию и наши услуги;
когда ваш работодатель обращается к нам с вопросами о нашей продукции и услугах;
когда ваш работодатель использует нашу продукцию и наши услуги;
когда другой клиент (или потенциальный клиент) обращается к нам с вопросами о продукции и услугах;
когда другой клиент использует нашу продукцию и наши услуги;
когда вы пользуетесь нашим сайтом, приложениями для мобильных устройств или социальными сетями;
когда вы говорите с нами по телефону;
когда вы направляете нам письменные сообщения, в том числе по электронной почте или почтовым отправлением;
когда вы направляете нам персональные данные (например, в связи с нашими услугами по предоставлению экипажа);
на совещаниях или собеседованиях;
из вашей визитки;
из социальных сетей; а также
из рекламы.

Мы также можем получать ваши личные сведения (или информацию о вашем бизнесе) от третьих лиц, с которыми мы сотрудничаем, включая:

компании, которые представили вас нашей организации;
финансовых консультантов;
агентства кредитной истории;
страховые компании;
предприятия розничной торговли;
социальные сети;
агентства по предотвращению мошенничества;
поставщиков услуг по расчету заработной платы;
агентов по продаже земельных участков;
общедоступные источники информации, например, реестры компаний;
агентов, работающих от нашего имени;
маркетологов;
практикующих врачей*; а также
государственные и правоохранительные органы.

* В некоторых случаях мы можем обратиться к вашему лечащему врачу или другому медицинскому работнику с просьбой направить нам заключение о состоянии вашего здоровья. Данные действия мы совершаем только с вашего согласия.

Как мы будем использовать вашу информацию?
Неприкосновенность вашей личной жизни защищена законодательством. Мы будем использовать ваши личные сведения только в установленных законом случаях. Данное положение относится к передачи персональных данных за пределы группы компаний Hill Robinson. Как правило, мы будем использовать вашу персональную информацию в следующих случаях:

при необходимости исполнить обязательства по заключенному с вами договору;
при необходимости исполнить установленные законом обязательства;
если это требуется для наших законных интересов (или законных интересов третьей стороны) и ваши интересы и основополагающие права не исключают такие интересы;
при наличии вашего согласия на совершение таких действий.

Мы также вправе использовать вашу персональную информацию в следующих случаях, вероятность наступления которых мала:

если нам необходимо защитить ваши интересы (или интересы другого лица);
если это требуется в интересах общества или для официальных целей;
если мы будем использовать вашу персональную информацию.

Нам необходима информация из всех вышеперечисленных категорий:

чтобы иметь возможность исполнять обязательства по заключенному с вами договору;
чтобы иметь возможность исполнять установленные законом обязательства; и (или)
для реализации наших законных интересов или законных интересов третьих лиц, при условии, что ваши интересы и основополагающие права не исключают такие интересы.

Законный интерес возникает при наличии у нас коммерческих оснований для использования вашей персональной информации в наших собственных целях или для целей третьей стороны. Если мы ссылаемся на наш законный интерес, мы извещаем вас о сути такой заинтересованности.

Приводим список возможных способов использования нами вашей персональной информации и оснований, на которые мы ссылаемся. Список не является исчерпывающим. В таких случаях мы также будем уведомлять вас о своих законных интересах.

Некоторые из вышеуказанных оснований для обработки данных будут частично совпадать; допускается наличие несколько оснований, которые оправдывают использование нами вашей персональной информации.

ТАБЛИЦА

Случай непредставления вами персональной информации
В случае непредставления вами определенных данных по запросу мы, вероятно, не сможем исполнить обязательства по заключенному с вами договору (например, осуществить вам выплату или предоставить льготу) или, скорее всего, не сможем исполнить установленные законом обязательства (например, обеспечить охрану здоровья и безопасность наших работников).

Изменение цели
Мы будем использовать ваши персональные данные исключительно в целях, заявленных при их получении, если только мы не примем обоснованного решения о необходимости их использования для другой цели и соизмеримости такой цели с первоначальной целью. Если нам потребуется использовать вашу персональную информацию для несвязанной цели, мы уведомим вас об этом и разъясним законное основание, которое позволяет нам действовать таким образом.

Обращаем ваше внимание, что мы можем осуществлять обработку вашей персональной информации без вашего ведома или согласия в соответствии с вышеприведенными правилами в случаях, установленных или предусмотренных законодательством.

Как мы используем конфиденциальную персональную информацию особой категории
Особые категории конфиденциальной персональной информации требуют более высоких уровней защиты. Нам потребуется дополнительное основание для сбора, хранения и использования такой персональной информации. Мы располагаем соответствующими правилами и мерами безопасности, которые мы обязаны соблюдать при обработке таких данных в соответствии с требованиями законодательства. Мы можем обрабатывать персональную информацию, которая относится к особым категориям, в следующих случаях:

в отдельных особых случаях с выраженного вами письменного согласия;
при необходимости исполнить установленные законом обязательства или реализовать права в связи с трудоустройством;
если это требуется в интересах общества, например, для контроля равных возможностей;
реже мы можем обрабатывать указанную информацию, если такие действия необходимы в связи с исковым заявлением или для защиты ваших интересов (или интересов другого лица) и вы не в состоянии предоставить свое согласие или если вы уже сделали информацию о себе общедоступной.

Наши обязательства
Мы будем использовать конфиденциальную персональную информацию особой категории следующими способами:

мы будем использовать информацию об отсутствии на рабочем месте по уважительной причине, в том числе по причине болезни или по семейным обстоятельствам, для соблюдения требований трудового законодательства и других законодательных актов;
мы будем использовать информацию о вашем физическом или психическом здоровье или состоянии нетрудоспособности, если это необходимо для обеспечения охраны вашего здоровья и обеспечения безопасности на рабочем месте и для оценки вашей пригодности осуществлять трудовую деятельность, для внесения соответствующих корректировок в отношении рабочего места, для контроля отсутствия по болезни и для управления льготами;
мы будем использовать информацию о вашей расе, гражданстве или этнической принадлежности, религии, философских или моральных убеждениях, вашей сексуальной жизни или сексуальной ориентации для обеспечения значимого контроля равных возможностей и отчетности;
мы будем использовать информацию о членстве в профсоюзных организациях для уплаты профсоюзных взносов, регистрации статуса защищенного сотрудника и для исполнения обязательств, предусмотренных трудовым законодательством.

Нужно ли нам ваше согласие?

Нам не требуется ваше согласие, если мы используем ваши личные сведения, относящиеся к особой категории, в соответствии с нашей письменной политикой для исполнения наших установленных законом обязательств или для реализации конкретных прав в рамках трудового законодательства. В отдельных особых случаях мы можем связаться с вами для получения вашего письменного согласия на обработку нами определенных конфиденциальных данных особой категории. В таком случае мы предоставим вам все сведения об информации, которую мы хотели бы получить, и причину, по которой она нам необходима, чтобы вы могли принять решение о предоставлении согласия. Доводим до вашего сведения, что предоставление вами согласия на любой наш запрос не является условием вашего договора.

Информация о наличии судимости
Мы можем использовать информацию о судимости только в предусмотренных законом случаях. Как правило, такие действия обусловлены необходимостью обработки указанной информации для исполнения наших обязательств; при условии, что мы используем данную информации в соответствии с нашей политикой защиты данных.

Реже мы можем использовать информацию о судимости, если такие действия необходимы в связи с исковым заявлением, для защиты ваших интересов (или интересов другого лица) и вы не в состоянии предоставить свое согласие или если вы уже сделали информацию о себе общедоступной.

Мы предполагаем, что будем хранить информацию о судимости. Мы будем получать информацию о наличии судимости только в случаях, позволяющих получить указанную информацию на законных основаниях.

Принятие решений с использованием автоматических средств
Принятие решений с использованием автоматических средств происходит при использовании персональных данных электронной системой для принятия решений без вмешательства человека. Разрешается применять процедуру принятия решений с использованием автоматических средств следующих случаях:

если мы уведомили вас о решении и предоставили вам 21 день для направления запроса о повторном рассмотрении;
при необходимости исполнить условия заключенного с вами договора и в случае принятия надлежащих мер для защиты ваших прав;
в отдельных особых случаях с выраженного вами согласия после принятия надлежащих мер для защиты ваших прав.

Если мы принимаем решение с использованием автоматических средств на основании конфиденциальной персональной информации особой категории, мы обязаны получить выраженное вами письменное согласие или совершение таких действий должно быть оправдано в интересах общества, и мы также должны принять надлежащие меры для защиты ваших прав.

В отношении вас не будут приниматься решения, которые будут оказывать на вас значительное влияние, исключительно посредством принятия решений с использованием автоматизированной системы, если у нас отсутствуют законные основания на совершение таких действий, и мы не уведомили вас.

Мы не предполагаем, что в отношении вас будут приниматься какие-либо решения с использованием автоматических средств, однако мы уведомим вас в письменном виде в случае изменения ситуации.

Кто имеет доступ к вашей персональной информации?
Мы будем предоставлять вашу персональную информацию третьим лицам в установленных законом случаях, если такое действие необходимо для управления трудовыми отношениями с вами или при наличии у нас другого законного интереса для передачи таких данных.

Мы не будем продавать или передавать во временное пользование вашу персональную информацию третьим лицам. Мы не будем предоставлять вашу персональную информацию третьим лицам в маркетинговых целях.

Мы можем предоставлять вашу персональную информацию компаниям, входящим в состав группы компаний Hill Robinson, и нижеуказанным организациям или лицам:

нашим сторонним поставщикам услуг, агентам, субподрядчикам, другим ассоциированным организациям и лицам, которых мы привлекаем для оказания поддержки в предоставлении вам нашей продукции и услуг;
нашим сторонним поставщикам услуг, агентам, субподрядчикам, другим ассоциированным организациям и лицам, которых мы привлекаем для оказания поддержки в предоставлении нашей продукции и услуг вашему работодателю;
нашим сторонним поставщикам услуг, агентам, субподрядчикам, другим ассоциированным организациям и лицам, которых мы привлекаем для оказания поддержки в предоставлении нашей продукции и услуг другому клиенту;
налоговым и таможенным органам, регулирующим органам и иным ведомствам;
любым сторонам, которые связаны с вами, с продукцией или услугами вашего предприятия;
поставщикам услуг в сфере трудоустройства экипажа;
агентствам по подбору персонала;
бюро трудоустройства и агрегаторам объявлений о трудоустройстве, если они оказывают нам содействие в поиске для вас возможностей трудоустройства;
ИТ-специалистам и разработчикам сайтов;
отдельным компаниям — владельцам яхт;
капитанам яхт и менеджерам по комплектованию экипажей;
пилотам самолетов;
организациям или лицам, которые участвуют в совместном предприятии с нами или с которым у нас заключен договор о сотрудничестве;
организациям или лицам, представившим вас нашей организации;
организациям или лицам, которых мы представляем вам;
организациям или лицам, которым вы попросили предоставить ваши личные данные.

Однако, когда мы пользуемся услугами сторонних поставщиков услуг, мы раскрываем только ту персональную информацию, которая необходима для доставки продукции и услуг, и только при наличии договора, согласно которому от них требуется хранение вашей персональной информации в тайне и запрещается ее использование для целей прямого маркетинга.

Мы можем передавать вашу персональную информацию третьему лицу в рамках продажи какого-либо нашего предприятия или наших активов или всех наших предприятий или наших активов любому третьему лицу, или в рамках проведения процедуры реструктуризации или реорганизации, или если мы обязаны раскрывать или передавать вашу персональную информацию для исполнения любых установленных законом обязательств или для защиты прав, собственности или безопасности наших клиентов. Тем не менее мы будем совершать действия с целью обеспечения непрерывной защиты ваших прав на конфиденциальность.

Передача вашей персональной информации за пределы Европы
Ваша персональная информация может быть передана в страны за пределами Европейской экономической зоны (далее — «ЕЭЗ») как часть предлагаемой нами продукции или услуг или для выполнения условий заключенного с вами договора. Например, передача персональной информации может быть произведена в случае размещения любого из наших серверов в какой-то момент времени на территории страны, расположенной за пределами ЕЭЗ. В таких странах может действовать законодательство о защите персональных данных, аналогичные законодательству ЕЭЗ, или такие законодательные акты могут не вступить в силу. Если мы осуществляем передачу вашей персональной информации за пределы ЕЭЗ таким образом, мы совершаем действия для обеспечения её защиты на уровне, аналогичном тому, который применялся бы при ее использовании в ЕЭЗ, применяя одну из следующих мер защиты:

передача информации в страну за пределами ЕЭЗ, в которой приняты законодательные акты о неприкосновенности личной жизни, обеспечивающие тот же уровень защиты, что и ЕЭЗ. С более подробной информацией можно ознакомиться на сайте Европейской комиссии по вопросам юстиции;
оформление договора с получателем, по условиям которого он обязан обеспечивать защиту информации в соответствии с теми же стандартами, что и ЕЭЗ.

В течение какого времени мы храним вашу персональную информацию?
Мы будет хранить вашу персональную информацию, пока это необходимо для осуществления целей, для которых мы ее получили, в том числе для целей выполнения любых законодательных, бухгалтерских требований или требований отчетности.

Для определения надлежащего периода хранения персональных данных мы рассматриваем объем, характер и режим конфиденциальности персональных данных, потенциальный риск причинения вреда от несанкционированного использования или раскрытия ваших персональных данных, цели, для которых мы обрабатываем ваши персональные данные, и возможность достижения нами таких целей другими способами, а также применимые требования законодательства. Мы регулярно пересматриваем наши сроки хранения персональной информации.

В определенном законом порядке мы обязаны хранить некоторые виды персональной информации для исполнения наших установленных законом обязательств. Мы будем хранить вашу персональную информацию в наших системах, пока это необходимо для выполнения соответствующей деятельности и в любом случае, пока вы продолжаете осуществлять трудовую деятельность в нашей компании или выполнять работу для нашей компании, остаетесь получателем нашей продукции и услуг, состоите в трудовых отношениях с кем-либо, кто является получателем нашей продукции и услуг, или сохраняете связь с другим клиентом, который является получателем нашей продукции и услуг.

В некоторых обстоятельствах мы можем обезличить вашу персональную информацию, чтобы она более не была связана с вами. В таком случае мы можем использовать данную информацию без дополнительных уведомлений в ваш адрес.

Ваша обязанность сообщать нам об изменениях
Важно, чтобы хранящаяся у нас ваша персональная информация была верной и актуальной. Просим сообщать нам об изменениях вашей персональной информации, пока вы поддерживаете с нами отношения.

Ваши права в связи с персональной информацией
В определенных обстоятельствах вы в силу закона имеете право:

запрашивать доступ к собственной персональной информации (запрос доступа от субъекта данных). Это позволяет вам получать копию хранящейся у нас вашей персональной информации и проверять законность обработки нами такой информации;
запрашивать исправление хранящейся у нас вашей персональной информации. Это позволяет исправлять любую неполную или неточную персональную информацию, хранящуюся у нас;
запрашивать удаление вашей персональной информации. Это позволяет вам запрашивать у нас удаление персональной информации при отсутствии обоснованных причин для продолжения ее обработки нами. Вы также имеете право направить нам запрос об удалении вашей персональной информации при реализации вашего права на возражение против обработки (см. ниже);
возражать против обработки вашей персональной информации, если мы ссылаемся на законный интерес (или законные интересы третьей стороны) и у вас есть определенные обстоятельства, которые заставляют вас возражать против обработки на этом основании. Вы также вправе возражать против обработки, если мы осуществляем обработку ваших персональных данных для целей прямого маркетинга;
требовать ограничения обработки вашей персональной информации. Это позволяет вам просить нас приостановить обработку вашей персональной информации, например, если вы хотите, чтобы мы подтвердили ее правильность или причину обработки;
требовать передачи вашей персональной информации другой стороне.

Могут иметься законные или другие официальные причины, по которым нам необходимо хранить или использовать вашу персональную информацию.

Если вы хотите просмотреть, проверить, исправить или запросить удаление вашей персональной информации, направить возражение против обработки ваших личных сведений или запросить передачу нами копии ваших персональных данных другой стороне, обратитесь в письменной форме к специалисту по защите информации по адресу: Hill Robinson International Ltd, 201 Haverstock Hill, Belsize Park, London, NW3 4QG (Лондон, Великобритания).

Отсутствие платежей
Вы не должны платить за получение доступа к собственной персональной информации (или для реализации любых других прав). Тем не менее мы можем взимать разумную плату, если запрашиваемый вами доступ явно не обоснован или является чрезмерным. Как вариант, при таких обстоятельствах мы можем отказаться от выполнения запроса.

Что может потребоваться от вас
У нас может возникнуть необходимость запросить у вас информацию, чтобы подтвердить вашу личность и убедиться в наличии у вас права на доступ к информации (или для осуществления любых других ваших прав). Это еще одна уместная мера безопасности для предотвращения раскрытия персональной информации любому лицу, не имеющему права на ее получение.

Право на отзыв согласия
В особых случаях, когда вы могли предоставить свое согласие на получение, обработку и передачу вашей персональной информации для определенной цели, вы вправе в любое время отозвать свое согласие на такую обработку. Для отзыва своего согласия обратитесь к специалисту по защите информации по адресу: privacypolicy@hillrobinson.com. После получения нами уведомления о том, что вы отозвали свое согласие, мы прекратим обработку вашей информации для цели или для целей, для которых вы изначально предоставляли свое согласие, если только у нас не будет другого законного основания продолжить такую обработку данных.

Пересмотр настоящей политики конфиденциальности
Мы регулярно пересматриваем настоящую политику конфиденциальности. Последнее обновление настоящей политики конфиденциальности было осуществлено в декабре 2019 года.

Время от времени мы можем вносить изменения в настоящую политику конфиденциальности и будем публиковать новую политику конфиденциальности на нашем сайте при любых существенных обновлениях. Мы также можем уведомлять вас другими способами об обработке вашей персональной информации.

Любые вопросы о настоящей политике конфиденциальности и нашем порядке работы с конфиденциальной информацией следует направлять по электронной почте на адрес: privacypolicy@hillrobinson.com или в письменном виде на адрес: Hill Robinson International Ltd, 201 Haverstock Hill, Belsize Park, London, NW3 4QG (Лондон, Великобритания).